İcra Dairelerinde Fiziki Karton Tutulması Zorunlu mu? (Bakanlık ve Teftiş Kurulu Görüşü)
İcra Dairelerinde Fiziki Karton Tutulması Hakkında Yasal Esaslar
Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi’nin (UYAP) tüm adliye teşkilatında tam entegrasyonla kullanılmaya başlanmasıyla birlikte icra ve iflas dairelerinde "kâğıtsız ofis" konseptine geçilmiştir. Ancak uygulamada, UYAP üzerinden dijital olarak üretilen ve kaydedilen bazı mali defter ve makbuzların fiziki çıktılarının alınıp klasörlerde (kartonlarda) saklanıp saklanmayacağı hususunda zaman zaman tereddütler yaşanmaktadır.
Ankara 30. İcra Müdürlüğü'nün başvurusu üzerine yayımlanan Adalet Bakanlığı İcra İşleri Dairesi Başkanlığının 27/08/2019 tarihli ve 86420598-465/6654 sayılı yazısı ile Teftiş Kurulu Başkanlığının 26/08/2019 tarihli görüşü, bu konudaki uygulamayı netleştirmiştir.
Fiziki Karton ve Çıktı Alma Zorunluluğu Tablosu
| Kayıt / Belge Türü | Mevzuat Dayanağı | Fiziki Karton Durumu |
|---|---|---|
| Cezaevi Yapı Harcı Kaydı ve Makbuzu | Yönetmelik m. 7 | Fiziki karton tutulmasına gerek yoktur. |
| Sayman Mutemedi Kasa Kaydı ve Alındıları | UYAP Uygulamaları | Fiziki karton tutulmasına gerek yoktur. |
| Hazineye İntikal Ettirilen Faiz Makbuzları | Yönetmelik m. 6/son | Ayrı bir kartonda fiziken saklanmalıdır. |
| Posta Mutemet Kaydı | Yönetmelik m. 9/3 | Ayrı bir kartonda fiziken saklanmalıdır. |
| Zimmet Kaydı | Yönetmelik m. 11/son | Ayrı bir kartonda fiziken saklanmalıdır. |
Teftiş Kurulu ve İcra İşleri Dairesi Başkanlığı Ne Diyor?
Adalet Bakanlığı Teftiş Kurulu Başkanlığı, 2004 sayılı İcra ve İflas Kanunu'nun 8/a ve 108. maddeleri ile İcra ve İflas Kanunu Yönetmeliği'nin 16. maddesine atıfta bulunarak şu temel prensibi ortaya koymuştur:
- Elektronik Saklama Asıldır: İcra ve iflas dairelerindeki her türlü veri, bilgi, belge akışı ve kayıtların UYAP ortamında tutulması, saklanması ve arşivlenmesi kanuni zorunluluktur.
- İstisna Dışında Çıktı Alınmaz: Mevzuatta açıkça fiziki kartonda tutulacağı belirtilen haller haricinde evrakların yazıcı çıktılarının alınarak fiziki kartonlarda biriktirilmesine gerek yoktur.
- Mali Defter Çıktıları: Yönetmeliğin 7. maddesinde geçen cezaevi yapı harcı kaydı ve makbuzları ile fiilen kullanılan sayman mutemedi kasa kayıtları ve alındıları için fiziki çıktı alınmasına ve karton tutulmasına gerek bulunmamaktadır.
Resmi Yazışma Metinleri
T.C. ADALET BAKANLIĞI - İcra İşleri Dairesi Başkanlığı
Sayı: 86420598-465/6654 | Tarih: 27/08/2019
Konu: Karton Tutulması Hakkında
Dağıtım: Cumhuriyet Başsavcılıklarına (Yargı Çevresindeki İcra Müdürlüklerine)
(İlgi: Teftiş Kurulu Başkanlığı'nın 26/08/2019 tarih ve E.97/4968 sayılı yazısı)
Ankara 30. İcra Müdürlüğünün "Karton Tutulması" konulu yazısı ile İcra ve İflas Kanunu Yönetmeliği’nde cezaevi yapı pulları yevmiye defterinin sayılmasına karşın tahsil harcı defterinin belirtilmediği, UYAP sisteminde tutulan bu defter çıktılarının kartonlarda saklanıp saklanmayacağı hususunda tereddüt hasıl olduğu bildirilmiştir.
Teftiş Kurulu Başkanlığınca yapılan değerlendirmede; "Her türlü veri girişi, kayıt ve işlemin UYAP vasıtasıyla elektronik ortamda yapılacağı öngörüldüğünden, mevzuatta açıkça belirtilen haller dışında evrakın fiziki kartonlarda muhafazasına gerek bulunmadığı; Yönetmeliğin 7. maddesinde belirtilen cezaevi yapı harcı kaydı ve makbuzu ile sayman mutemedi kasa kaydı ve alındılarının fiziki çıktılarının alınmasına ve bunlar için ayrıca karton tutulmasına gerek bulunmadığı" bildirilmiştir.
Bilgi edinilmesini ve yargı çevrenizdeki icra müdürlüklerine duyurulmasını rica ederim.
İbrahim CERAN
Hâkim / Bakan a. Başkan V.
T.C. ADALET BAKANLIĞI - Teftiş Kurulu Başkanlığı
Sayı: 20261793-(045)-E.97/4968 | Tarih: 26/08/2019
Konu: Karton Tutulması
Muhatap: İCRA İŞLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞINA
İcra ve İflas Kanunu’nun 8/a maddesinde her türlü veri ve belgenin UYAP vasıtasıyla işlenip saklanacağı, Yönetmeliğin 16. maddesinde ise dokümantasyon, dosyalama ve arşivlemenin UYAP ortamında gerçekleştirileceği düzenlenmiştir.
Yönetmeliğin 18. maddesinde genel kartonlar sayılmış; 6. maddesinde Hazineye intikal eden faiz makbuzlarının, 9. maddesinde posta mutemet kaydının, 11. maddesinde ise zimmet kaydının ayrı kartonlarda saklanacağı açıkça hükme bağlanmıştır.
Bu itibarla; mevzuatta açıkça belirtilen bu haller dışında evrakın fiziki olarak kartonlarda muhafaza edilmesine gerek bulunmadığı, cezaevi yapı harcı kaydı ve makbuzu ile sayman mutemedi kasa kaydı ve alındılarının fiziki çıktılarının alınmasına ve karton tutulmasına gerek bulunmadığı düşünülmektedir.
Ramazan OLPAK
Hâkim / Teftiş Kurulu Başkan V.
Resmi Belge İndirme Bağlantıları
Resmi üst yazıyı ve Teftiş Kurulu Başkanlığı görüş yazısını PDF formatında incelemek ve arşivlemek için aşağıdaki bağlantıları kullanabilirsiniz:
✍️ İlk Yorumu veya Soruyu Siz Yazın